GESTÃO DO DIA A DIA DE UMA PREFEITURA - OS PROCESSO ORGANIZACIONAIS

Por Maglon Ribeiro

As atividades diárias de uma organização, envolvendo pessoas e suas funções, recursos financeiros e materiais definem-se como processos organizacionais ou processos de trabalho. Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente inter-relacionadas, que envolve pessoas, equipamento, procedimentos e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados repetidas vezes.

Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma sequência lógica e que dependem umas das outras numa sucessão clara – denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do serviço. É a gestão do dia a dia de uma prefeitura ou organização qualquer.

Sabemos que toda organização desenvolve, no seu cotidiano, inúmeras atividades rotineiras, que levam à produção dos mais variados resultados na forma de produtos e serviços. Tais atividades, devido à sua natureza e à dos resultados gerados, podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização, diretamente relacionados a sua missão. 

A Gestão de Processos Organizacionais, de uma prefeitura, significa que os processos estão sendo monitorados avaliados e revisados, com foco na melhoria e no alcance dos objetivos da administração municipal.

O conceito de processos é algo que tem suas raízes históricas em diferentes perspectivas e nas quais é muito difícil precisar algum marco de nascimento. Se pensarmos no trabalho de um artesão, este já realizava uma sequência de atividades desde a escolha da matéria-prima, passando por coletar as medidas do cliente, pelo corte e costura e culminando com a realização do recebimento do dinheiro e com a contabilização deste. 

A gestão por processo no âmbito da administração pública proporciona maior uniformização e simplificação de rotinas, melhor prestação de serviços ao cidadão/consumidor/cliente, redução de custos, minimização de erros e retrabalhos, e automações de processos manuais vêm se tornando um caminho necessário e obrigatório para diversas organizações preocupadas em construir e transparecer processos eficientes e de alta qualidade para seus grupos de interessados, a sociedade, os usuários dos serviços públicos de um município.

Uma prefeitura tem seus macros processos ou processos gerenciais:

São os processos que estão diretamente relacionados à formulação de políticas e diretrizes para o estabelecimento e consecução de metas. Processo da Gestão da educação, processo da gestão da saúde, gestão do processo de planejamento estratégico, gestão do processo de administração e planejamento e assim por diante.

Processos Finalísticos

Referem-se à essência do funcionamento das Secretarias ou departamentos. São aqueles que caracterizam a atuação das Secretarias e recebem apoio de outros processos internos, gerando o produto/serviço para o cidadão-usuário. Os processos organizacionais enquadrados nesta categoria estão diretamente relacionados ao objetivo de cada secretaria ou departamento. Um típico processo finalístico poderia ser o de Prestação de Serviços ao Cidadão (ministrar aulas, atendimento de saúde no hospital ou posto de saúde, atividades de lazer, cultura, esporte, emissão de certidões e/ou alvarás, pagamentos, fiscalização e outros).

Processos de Apoio

Geralmente, produzem resultados imperceptíveis ao usuário, mas são essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos finalísticos. Estão diretamente relacionados à gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento de todos os processos da instituição. Os seus produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organização (processo de matricula, contratação de pessoas, aquisição de bens e materiais, desenvolvimento de tecnologia da informação e execução orçamentário-financeira).  Por exemplo, o processo de compras e licitação em uma prefeitura, otimizando o fluxo de atividades, encurtando as fronteiras entrada/saída (momento da demanda ao momento da contratação) , certamente, como processo de apoio, irá dinamizar a execução de obras e ou aquisição materiais necessários ao operacional.

A inserção da Gestão de Processos na agenda de gestores de organizações públicas e privadas no Brasil é fortemente resultante do crescimento da demanda e da pressão pela modernização e desburocratização de processos e prestação de serviços de maior qualidade. Observa-se ainda que esta busca pela excelência operacional ganha importância adicional neste contexto de crise em que diversas organizações iniciam e reforçam em otimizar as suas ações e equacionam os recursos para melhores resultados.

Uma compreensão adequada de processos organizacionais de uma prefeitura aumenta a capacidade dos gestores em entender e intervir no negócio, de forma sincronizada, maximizando os resultados alcançados. Gerir por meio de processos é, portanto, uma melhor forma de gerir e, com isso, de tomar melhores decisões.